Nova Instrução Normativa regulamenta o modo de funcionamento das votações à distância em reuniões e assembleias pelos sócios e acionistas de empresas limitadas, S/A fechadas e cooperativas.
Foi publicada a Instrução Normativa (IN) n° 79 de 14 de abril de 2020, do DREI, que regulamenta o modo de funcionamento das votações à distância em reuniões e assembleias pelos sócios e acionistas de empresas limitadas, S/A fechadas e cooperativas.
1. Formato de reuniões e assembleias à distância
Existem 2 formatos de participação dos acionistas, sócios e associados:
semipresenciais, com possibilidade de participação e votação presencial e a distância, ou
digitais, com a participação e votação somente ocorrerá a distância, sem a realização em local físico;
2. Regras gerais
A participação e a votação a distância dos acionistas, sócios ou associados pode ocorrer mediante o envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico.
Para todos os fins legais, as reuniões e assembleias digitais serão consideradas como realizadas na sede da sociedade.
Além disso, as reuniões e assembleias semipresenciais ou digitais deverão obedecer às normas atinentes ao respectivo tipo societário, bem como às normas do contrato ou estatuto social da sociedade, conforme o caso, quanto à convocação, instalação e deliberação.
E é claro, essas regras não se aplicam às reuniões e assembleias em que a participação e a votação de acionistas, sócios ou associados sejam exclusivamente presenciais.
3. Requisitos
As reuniões e assembleias semipresenciais ou digitais deverão obedecer às normas atinentes ao respectivo tipo societário, bem como às normas do contrato ou estatuto social da sociedade, conforme o caso, quanto à convocação, instalação e deliberação.
4. Convocação
O anúncio de convocação deve listar os documentos exigidos para que os acionistas, sócios ou associados, bem como seus eventuais representantes legais, sejam admitidos à reunião ou assembleia semipresencial ou digital.
A sociedade pode solicitar o envio prévio dos documentos mencionados no anúncio de convocação, devendo ser admitido o protocolo por meio eletrônico.
O acionista, sócio ou associado pode participar da assembleia ou reunião semipresencial ou digital desde que apresente os documentos até 30 (trinta) minutos antes do horário estipulado para a abertura dos trabalhos, ainda que tenha deixado de enviá-los previamente.
A sociedade pode contratar terceiros para administrar, em seu nome, o processamento das informações nas reuniões ou assembleias semipresenciais e digitais, mas é a sociedade que continua responsável pelo cumprimento das regras inscritas na IN.
5. Sobre a participação nas reuniões ou assembleias
5.1. Requisitos
No que se refere às presenças, a IN afirma que presença em reunião ou assembleia se dá quando:
que a ela compareça ou que nela se faça representar fisicamente;
cujo boletim de voto a distância tenha sido considerado válido pela sociedade; ou
que, pessoalmente ou por meio de representante, registre sua presença no sistema eletrônico de participação e voto a distância disponibilizado pela sociedade.
5.2. Modos de participação
A participação poderá ser feita através de dois modos:`
Pela utilização do sistema eletrônico; ou
Pelo boletim de voto a distância
6. Utilização de sistema eletrônico
O sistema eletrônico adotado pela sociedade para realização da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deve garantir:
a segurança, a confiabilidade e a transparência do conclave;
o registro de presença dos sócios, acionistas ou associados;
a preservação do direito de participação a distância do acionista, sócio ou associado durante todo o conclave;
o exercício do direito de voto a distância por parte do acionista, sócio associado, bem como o seu respectivo registro;
a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante o conclave;
a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos acionistas, sócios ou associados;
a gravação integral do conclave, que ficará arquivada na sede da sociedade; e
a participação de administradores, pessoas autorizadas a participar do conclave e pessoas cuja participação seja obrigatória.
Ademais, nas cooperativas, o sistema de que trata o caput deve garantir também anonimização dos votantes nas matérias em que o estatuto social previr o voto secreto.
7. Do boletim de voto a distância
Já no que se trata do boletim de voto, é necessário que o mesmo contenha:
todas as matérias constantes da ordem do dia da reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere;
orientações sobre o seu envio à sociedade;
indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do acionista, sócio ou associado, bem como de eventual representante; e
orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido.
Além disso, sociedade deve disponibilizar o boletim de voto a distância em versão passível de impressão e preenchimento manual, por meio de sistema eletrônico disponível na internet.
7.1. Sobre às matérias que serão deliberadas
Ao tratar das matérias objeto das deliberações em votos a distância, importante observar o seguinte:
deve ser feita em linguagem clara, objetiva e que não induza o acionista, sócio ou associado a erro;
deve ser formulada como uma proposta e indicar o seu autor, de modo que o acionista, sócio ou associado precise somente aprová-la, rejeitá-la ou abster-se; e
pode conter indicações de páginas na rede mundial de computadores nas quais as propostas estejam descritas de maneira mais detalhada ou que contenham os documentos exigidos por lei ou na própria IN.
7.2. Envio do voto à distância
Ademais, O boletim de voto a distância deve ser enviado ao acionista, sócio ou associado na data da publicação da primeira convocação para a reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere, e deve ser devolvido à sociedade no mínimo 5 (cinco) dias antes da data da realização do conclave.
A sociedade, em até 2 (dois) dias do recebimento do boletim de voto a distância, deve comunicar:
o recebimento do boletim de voto a distância, bem como que o boletim e eventuais documentos que o acompanham são suficientes para que o voto do acionista, sócio ou associado seja considerado válido; ou
a necessidade de retificação ou reenvio do boletim de voto a distância ou dos documentos que o acompanham, descrevendo os procedimentos e prazos necessários à regularização.
O acionista, sócio ou associado pode retificar ou reenviar o boletim de voto a distância ou os documentos que o acompanham, observado o prazo mínimo de 5 dias.
O envio de boletim de voto a distância não impede o acionista, sócio ou associado de se fazer presente à reunião ou assembleia semipresencial ou digital respectiva e exercer seu direito de participação e votação durante o conclave, caso em que o boletim enviado será desconsiderado.
8. Sobre a ata de reunião ou da assembleia
O registro, a cópia ou certidão da ata da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deverá preencher os mesmos requisitos legais constantes dos Manuais de Registro aprovados pela Instrução Normativa DREI nº 38, de 2017, naquilo que não conflitarem com esta Instrução Normativa.
Na ata da reunião ou assembleia deve constar a informação de que ela foi semipresencial ou digital, informando-se a forma pela qual foram permitidos a participação e a votação a distância, conforme o caso.
Os membros da mesa da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deverão assinar a ata respectiva e consolidar, em documento único, a lista de presença.
Quando a ata do conclave não for elaborada em documento físico:
as assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica;
devem ser assegurados meios para que possa ser impressa em papel, de forma legível e a qualquer momento, por quaisquer acionistas, sócios ou associados; e
o presidente ou secretário deve declarar expressamente que atendeu todos os requisitos para a sua realização, especialmente os previstos na IN que detalhamos.
9. Observações finais
As reuniões ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas, em virtude das restrições decorrentes da pandemia do Coronavírus (Covid-19), poderão ser realizadas de forma semipresencial ou digital, desde que todos os acionistas, sócios ou associados se façam presentes, ou declarem expressamente sua concordância.
Aplicam-se às reuniões e assembleias semipresenciais e digitais, subsidiariamente e no que com elas forem compatíveis, as disposições legais e regulamentares relativas às reuniões e assembleias exclusivamente presenciais.
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